Процесс заполнения данных о партнере является одним из самых трудоемких. Необходимо корректно внести все значения, чтобы в последующем вносить верные данные в первичные учетные документы, особенно в счета-фактуры, поскольку в связи с недавними изменениями в законодательстве, государство фактически обязало организации проводить сверку документов при составлении отчетности по НДС. Если же в счет-фактуре будет обнаружена ошибка в реквизитах, это может повлечь за собой некорректное начисление НДС, а значит, штрафные санкции и возможные внеплановые проверки. Избежать этого позволяют средства автоматизации.

В информационной системе 1С Бухгалтерия появилась возможность вносить в справочник контрагентов нового партнера только на основании ИНН. Программа 1С Контрагент, в автоматическом режиме отправляет запрос в базу данных налоговой инспекции (публичную часть) и получает в ответ реквизиты, которые содержатся в выписке из ЕГРЮЛ. Причем все операции проводятся в режиме онлайн, следовательно, не занимают много времени. Для того чтобы внести нового контрагента на основании ИНН, необходимо осуществить следующие действия:

• открыть справочник контрагентов;
• открыть окно для создания нового контрагента;
• ввести ИНН;

• сохранить данные о новом партнере.

Информационная система 1С Бухгалтерия автоматически на основании данных из соответствующего государственного реестра внесет в форму следующие данные: КПП, полное и краткое наименование организации-партнера; фамилию, имя, отчество руководителя, как базового контактного лица, а также телефон и официальный адрес, закрепленный в учредительных документах.

Имеется второй способ внесения данных о партнере в систему. Это можно сделать из любого типового документа или операции. При заполнении документа следует внести ИНН партнера. Если в информационной системе 1С Бухгалтерия организации с указанным ИНН нет, то программа предложит ввести нового партнера. В этом случае после по кнопке «Создать» информационная система сформирует карточку партнера и выведет ее на экран.

Необходимо отметить, что помимо автоматизации, такая функция информационной системы 1С Бухгалтерия позволяет также произвести проверку партнера. Если при вводе ИНН программа не сможет сформировать карточку партнера, значит, его, скорее всего, не существует, следовательно, и проводить сделки с таким контрагентом не стоит. Кроме того, настороженность может вызвать также отличие данных о директоре, отраженных в единой государственной базе, от информации, которую предоставил партнер. Наличие в организации номинального директора может повлечь за собой проблемы при осуществлении сверки счетов-фактур и составлении декларации по НДС.

Таким образом, информационная система 1С Бухгалтерия позволяет не только автоматизировать работу сотрудника финансово-экономической службы, но и снизить налоговые риски организации за счет минимальной проверки контрагента.