Многие организации сталкиваются с проблемой начисления и оформления удержания из вознаграждения сотрудника суммы ущерба, который работник нанес предприятию. Права работника в значительной мере защищены трудовым законодательством, и их соблюдение контролируется со стороны государственных органов. Поэтому корректное отражение начисления и удержания ущерба является очень важным, поскольку позволяют избежать судебных разбирательств и получения различных санкций.

Значимую роль в этом вопросе играет автоматизированная система 1С Зарплата и управление персоналом. С ее помощью можно минимизировать ошибки и выстроить корректные и прозрачные отношения с персоналом.

Для примера можно использовать следующую ситуацию. Из-за недобросовестного выполнения сотрудником своих обязанностей вышло из строя технологическое оборудование. В своей объяснительной записке сотрудник согласился с тем, что виноват он. Данный факт хозяйственной деятельности произошел в сентябре 2016 года. Величина ущерба, по мнению специально созданной комиссии на предприятии, составила 5000 рублей. В связи с отсутствием договора о полной материальной ответственности, с сотрудника можно взыскать не более среднемесячного вознаграждения. Соответствующий приказ подготовлен и подписан.

Расчет в...еличины среднего заработка в месяц следует производить исходя из того, что трудится работник пять дней в неделю по восемь часов, оклад составляет 30 тысяч рублей. Для расчета используется период с 01 сентября 2015 года по 31 августа 2016 года. Количество фактически отработанных дней составляет 231. Общая сумма заработной платы за указанный период – 331142 рубля.

В первую очередь, для корректного отражения факта удержания необходимо проверить настройки автоматизированной системы 1С ЗУП. Для этого следует проконтролировать наличие возможности осуществления удержаний в счет возмещения ущерба в начальных настройках программы 1С Зарплата, как показано на рисунке 1. Если такая возможность установлена, то следует переходить к проверке настроек данного вида удержания.

В случае отсутствия указанной возможности, необходимо создать новый вид удержания. Для этого следует выполнить следующие действия:

1. В настройках удержаний автоматизированной системы 1С Зарплата и управление персоналом создать новый элемент.
2. Далее следует назвать новый вид удержания, как показано на рисунке 2.



3. Присвоить уникальный код создаваемому виду удержания.
4. На основной закладке настройки нового вида удержания следует указать, что оно является удержанием в счет расчетов по прочим операциям. Поскольку в соответствии с трудовым законодательством в качестве возмещения ущерба запрещено взыскивать более 20% от суммы среднемесячного заработка, в настройках следует отразить возможность ежемесячного осуществления удержания. Это позволит в дальнейшем автоматически учитывать этот факт при начислении вознаграждения сотруднику. В качестве вида операций по заработной плате необходимо указать, что данная операция является возмещением ущерба.
5. Установить порядок формирования суммы удержания. Он может вводиться фиксированной суммой, а может рассчитываться. Во втором случае необходимо ввести формулу расчета размера удержания.
6. Сформулировать краткое наименование удержания, которое будет отражаться в различных отчетных формах о заработной плате и эффективности работы сотрудников (рисунок 3).
7. Сохранить новый вид удержания в автоматизированной системе 1С Зарплата и управление персоналом.

При отражении удержания за нанесенный ущерб в автоматизированной системе 1С ЗУП необходимо учитывать следующие ограничения. Во-первых, отсутствие договора о полной материальной ответственности, данное обстоятельство позволяет работодателю взыскивать в счет возмещения ущерба не более одного среднего заработка сотрудника. Во-вторых, общий объем всех удержаний у работника не может превышать 20% его среднемесячного вознаграждения. Основываясь на указанных ограничениях и имеющихся исходных данных, следует произвести расчеты:

• Величина среднедневного заработка составляет 1434 рубля. Данное значение получено в результате деления общей суммы вознаграждения сотрудника (331 142 рубля) на количество фактически отработанных дней – 231.
• Приказ о возмещении ущерба за счет заработной платы сотрудника подписан в месяц нанесения ущерба, то есть в сентябре 2016 года. Количество рабочих дней в этот период – 22, следовательно, величина среднемесячного заработка составит 1434*22 = 31 548 рублей.
• В соответствии с решением комиссии, размер ущерба составляет 5000 рублей. Он меньше среднего заработка сотрудника за прошедший год, значит, организация имеет право удержать с работника всю сумму причинённого ущерба.
• Поскольку общая сумма всех удержаний со стороны работодателя не может быть больше 20% от дохода сотрудника, необходимо определить величину этих 20%. Для этого следует, во-первых, рассчитать величину НДФЛ. Сумма налога составляет 30000 (оклад сотрудника)*13% (ставка НДФЛ) = 3900 рублей. Максимальная величина ущерба = (30000-3900)*20% = 5220 рублей.
• Фактическая величина ущерба меньше максимальной, значит, организация имеет право взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба. Следовательно, в автоматизированной системе 1С Зарплата следует формировать документ «Удержание по прочим операциям». Если бы фактическая величина ущерба была больше максимальной, необходимо было бы вручную ввести возможную величину удержания.

Чтобы отразить в автоматизированной системе 1С Зарплата и управление персоналом факт удержания, необходимо осуществить следующие действия:

1. Создать документ для удержания ущерба.
2. При необходимости выбрать организацию, в которой числится сотрудник, и где будет производиться удержание (рисунок 4).
3. Определить сотрудника, из заработной платы которого будет осуществляться возмещение ущерба.
4. Выбрать вид удержания из прилагаемого справочника, например, удержание в счет возмещения ущерба.
5. Определить период, в который будет происходить удержание. В случае отсутствия даты окончания, завершить удержание можно отдельным документом.
6. Указать общий размер удержания и его ежемесячную величину, либо рассчитать по формуле.
7. Сохранить и провести документ в 1С ЗУП.

После создания документа, отражающего факт удержания суммы ущерба из заработной платы, необходимо учесть его при начислении вознаграждения сотруднику. Для этого в процессе формирования суммы оплаты труда работнику в автоматизированной системе 1С Зарплата, следует воспользоваться функцией заполнения данных. В этом случае в разделе удержаний по сотруднику будут указаны значения и типы всех удержаний (рисунок 5).

При передаче данных из автоматизированной системы 1С ЗУП в 1С Бухгалтерия в учетной программе будут созданы проводки между счетами 70 и 73.02, отражающие возмещение ущерба за счет заработной платы сотрудника.